Nytt ramavtal ska öka konkurrensen
Om ett par år kan ett nytt ramavtal som ger kommuner och regioner möjlighet att välja bland fler leverantörer av ekonomisystem än i dag vara på plats. Tanken är att avtalet ska skapa större konkurrens och samtidigt ge leverantörerna en kvalitetsstämpel.
Adda har efter önskemål från ett antal kommuner inlett en process med målet att det 2026 eller 2027 ska finnas ett nytt ramavtal med ett antal leverantörer av ekonomisystem på plats.
Den kommunala marknaden för ekonomisystem har sedan 1990-talet dominerats av företagen Unit4, CGI och Visma som levererar ekonomisystem till ett knappt hundratal kommuner vardera. Valen av leverantörer och inköp har de enskilda kommunerna i de flesta fall gjort på egen hand utan något ramavtal att luta sig mot.
EKONOMISYSTEM BETYDER i det här fallet framför allt inköps och redovisningssystem, budgetsystem samt system för prognoser och utfall.
Bertil Ågren
En tanke med ett ramavtal är att kommuner och regioner ska få fler än dagens tre leverantörer att välja mellan.
– Det vore en välgärning om det går att få till ett ramavtal som omfattar en fjärde och en femte leverantör. I dag är det så att kommunerna ofta kräver minst tre referenser på kommunala kunder som man levererat till, vilket gör det nästan omöjligt för nya företag att komma in på marknaden, säger Bertil Ågren, partner på företaget Herbert-Nathan & Co, specialiserade på att hjälpa kommuner i upphandlingar av ekonomi- och löne/HR-system.
UTÖVER NÄMNDA tre stora leverantörer finns också norska Xledger som har fyra kommuner i Dalsland som kunder. Och även om en IT-jätte som Oracle har visat intresse, så är en viktig fråga att söka svar på hur intressanta kommunala kunder egentligen är för bolagen på marknaden.
Ida Engberg, kategorigruppchef för IT och digitalisering på Adda Inköpscentralen, är försiktigt optimistisk.
– Vi har dialog med ett tiotal leverantörer som visat intresse. Det är viktigt att de blir fler än tre med tanke på den snabba utveckling som sker nu med automatiserade processer som förenklar väsentligt för handläggare och ger nya möjligheter att effektivisera, säger Ida Engberg.
Hon berättar att Adda nu parallellt med leverantörskontakterna genomför en förstudie för att kartlägga kommunernas behov och intressen. Under våren ska man ta ett inriktningsbeslut om vad upphandlingen ska omfatta.
NÄR RAMAVTALET är klart kommer det dock inte att räcka med att välja en lämplig leverantör och göra ett avrop genom att trycka på en knapp.
Ida Engberg
– Nej, att nå dit är en utopi. Vi kan sätta ramar för processer och skyldigheter. Sedan har alla kommuner olika behov och där får man anpassa avtalet i nästa steg. Det blir ju också behoven som styr den slutliga prislappen, säger Ida Engberg.
Addas mål är att ta fram ett antal leverantörer som genom att ingå i ramavtalets urval ges en kvalitetsstämpel och samtidigt bidrar till en större konkurrens. Man vill också förenkla för sina kunder genom att avlasta dem administrativt och resursmässigt.
Bertil Ågren uttrycker kärnfrågan som måste lösas för att få till ett ramavtal så här: Vad kan man fastställa i ett ramavtal och vad måste man utvärdera igen med den enskilde leverantören?
PÅ HERBERTNATHAN & Co använder man sex utvecklingskriterier när man bedömer en leverantör och deras system:
Pris.
Funktionalitet.
Användarvänlighet.
Leveransförmåga.
Utvecklingsförmåga (viktigt med tanke på AI).
Avtalsvillkor och informationssäkerhet.
– Av de sex kriterierna kan avtalsvillkor och kanske pris gå att avtala i ett ramavtal. De resterande fyra hade jag velat utvärdera på nytt om jag skulle köpa in ett ekonomisystem. Och priset är ofta en årsavgift för en molntjänst som kan bero på faktorer som kommunens storlek och antalet användare. Sedan tillkommer bland annat konsultkostnader, så priset kan komma att ändra sig ganska mycket, säger Bertil Ågren.
HERBERTNATHAN & Co jobbar bland annat tillsammans med Malmö stad som håller på att upphandla ett nytt ekonomisystem. Även Adda samarbetar med Malmö stad och följer processen med stort intresse.
– Malmö är lite av föregångare på området och dessutom intresserad av att dela med sig av de kunskaper och erfarenheter man samlar på sig. Vi vill gärna skala upp det arbete som görs där och dra nytta av det på nationell nivå, säger Ida Engberg.
TEXT: THOMAS ÖSTBERG ILLUSTRATION: MOSTPHOTOS
Gillade du artikeln?
Det här är en artikel ur vår medlemstidning Kommunal Ekonomi, som är landets ledande tidning inom kommunal ekonomi. Du som är medlem får tidningen i brevlådan eller digitalt sex gånger per år. Det går även att prenumerera på tidningen. Läs mer på Tidningen Kommunal Ekonomi.
