Mät mindre – lyssna mer!
Tema: Effektivitet
Effektivitet handlar inte bara om att leverera tjänster så att medborgarna blir nöjda, utan om att göra det med hög kvalitet och genom att använda resurserna så smart som möjligt.
I Lunds kommun har man de senaste åren testat något nytt. Ett externt råd utvärderar hur kommunens politik stämmer överens med behoven av effektivisering och de finansiella målen.
Lunds kommun är ett exempel på en kommun som prövat ett annorlunda sätt att arbeta. 2020 fattade kommunfullmäktige beslut om att inrätta ett effektiviseringspolitiskt råd och året efter påbörjade ledamöterna i rådet sitt arbete.
– I dag har rådet fem ledamöter med kompetens inom och erfarenhet från områden som ekonomi och effektivitet och rådet spelar numera en aktiv roll i kommunens budgetprocess, berättar Per Törnvall, ordförande i rådet och till vardags kommundirektör i Sollentuna kommun.
Från början kom rådet med inspel och initiativ löpande under året och lämnade skriftliga rapporter till kommunstyrelsen. Det senaste året har arbetet skiftat fokus. och rådet är nu med i budgetprocessen från start för att kunna bidra med olika perspektiv. Kombinationen av praktisk och akademisk kompetens hos medlemmarna ger nya infallsvinklar och idéer och en framgångsfaktor är att rådet lyckats bygga ett ömsesidigt förtroende.
– Det gör att vi får en konstruktiv dialog och att det också är lättare att få gehör för de idéer som rådet presenterar. Det blir enklare att omsätta förslagen i praktiken, säger Per Törnvall.
ANSVARET ATT hitta ett bra förhållningssätt i samarbetet ligger både på kommunen och på ledamöterna, och Per Törnvall säger att det alltid finns en risk att man tar i med brösttoner.
– Men det hämmar möjligheterna för kommunen att ta emot informationen på ett konstruktivt sätt. Rådet måste hitta rätt tonalitet och mottagaren måste vara öppen för nya perspektiv och beredd att göra jobbet så att vi inte talar för döva öron. Där tycker vi att vi börjar landa på ett bra sätt nu, säger han.
Som rådets namn antyder, effektiviseringspolitiska rådet, så ligger fokus på att skapa en effektiv organisation. Henrik Eriksson, professor vid Högskolan Väst, har djupdykt i frågan om vad som kännetecknar framgångsrika verksamheter.
– En hög förbättringstakt kombinerad med modet att våga testa och experimentera kan ge bra resultat, säger han.
I grund och botten handlar det om ledarskap. Ledningen sätter kulturen i organisationen.
– Man kan ha en kultur som eftersträvar förvaltning och stabilitet men det kommer inte att fungera så bra med omvärldens krav på en kommun som hela tiden ska förändras och utvecklas, säger han.
ATT SKAPA en framgångsrik organisation handlar också om att våga bryta invanda mönster. I stället för att förlita sig på tunga strategier och byråkratiska processer behöver fokus ligga på konkreta förbättringar som gör skillnad här och nu. Små förändringar, enkla att förbättra, som till exempel handläggningen av en bygglovsprocess kan snabbt ge stora effekter.
– Förbättring ska vara den första punkten och man måste få med sig hela organisationen. Fokusera inte på att implementera nya fina styrmodeller eller en stor utredning som ska vara klar 2027, utan titta på vad vi kan göra här och nu. Utgå från om det finns något som skaver och förbättra det, säger han.
Men hur mäter man framgång och effektivitet på ett bra sätt när det kommer till verksamhet som rör människor och hur medborgarna upplever kommunens service? Henrik Eriksson har ett enkelt svar på frågan.
– Jag tror inte att man ska mäta så mycket egentligen. Kommunerna svämmar över av mål och mått och långsiktiga planer. Fokusera på vad medarbetarna tycker.
Forskningen visar att medarbetarengagemang ger bra resultat för verksamheten.
En effektiv organisation kräver alltså ett ledarskap som stöttar snarare än styr. Ledare inom offentlig sektor behöver skapa miljöer där medarbetare känner sig sedda och engagerade och motiverade att bidra till förbättringar.
– Det handlar helt enkelt om att behandla medarbetare som vuxna människor och att sätta fokus på det som skapar ett verkligt värde för medborgarna, säger Henrik Eriksson.
TEXT: CHARLOTTA MARTÉNG, ILLUSTRATION: LASSE WIDLUND
Gillade du artikeln?
Det här är en artikel ur vår medlemstidning Kommunal Ekonomi, som är landets ledande tidning inom kommunal ekonomi. Du som är medlem får tidningen i brevlådan eller digitalt sex gånger per år. Det går även att prenumerera på tidningen. Läs mer på Tidningen Kommunal Ekonomi.
