Systemdokumentation gör dig mindre sårbar

Lagen säger att den som är redovisningsskyldig måste ha kontroll över att man har all räkenskapsinformation som krävs och veta var den finns.

Det är ett lagkrav och för många – ett dåligt samvete. Men systemdokumentation är också ett utmärkt verktyg och skaffa sig överblick och göra organisationen mindre sårbar. Det säger nestorn Ola Eriksson.

---

Det finns faktiskt en kategori personer som brukar intressera sig för systemdokumentation, berättar Ola Eriksson, tidigare kanslichef på Kommunalekonomernas förening, KEF, och något av en nestor på området.

Ola Eriksson

– Nyanställda ekonomichefer brukar vara mer motiverade, för de behöver förstå organisationen. Men snabbt blir de uppslukade av annat och då är det lätt att systemdokumentationen läggs åt sidan och blir ett dåligt samvete. Det beror ju på att få efterfrågar informationen, säger han.

Men lagen ställer alltså krav på systemdokumentation; som redovisningsskyldig måste man skaffa sig kontroll över att man har all räkenskapsinformation som krävs, och var den finns. Det handlar om att man ska kunna ”följa och förstå”, ett uttryck som Ola Eriksson hela tiden återkommer till.

Senare i vår kommer en uppdaterad skrift i ämnet, som Ola Eriksson bidragit till. Ansvarig för den är Göran Persson Lingman, mångårig kursledare i ämnet. Skriften innehåller inga stora nyheter, men kommer att vara mer lättillgänglig. De båda författarna har arbetat dels med att förenkla språket, dels minska på krånglet.

– Vi har strukit detaljer som blivit irrelevanta och fokuserar på det principiella, ju mer principiellt desto lättare att underhålla, säger Ola Eriksson.

Om han får som han vill kommer den nya skriften även trycka på att systemdokumentation också behöver finnas för de sammanställda räkenskaperna på koncernnivå:

– För mig är det något av en käpphäst, och det beror ju på att i de flesta bolag och förvaltningar finns det bara en eller två personer som är insatta i redovisningssystemet, så utifrån ett sårbarhetsperspektiv är den här beskrivningen på koncernnivå jätteviktig, säger Ola Eriksson.

Beskrivningen, det vill säga systemdokumentationen, kan gestaltas som en karta eller ritning över redovisningssystemet som helhet. Den ger en översikt över alla system och hur de förhåller sig till varandra, från banken till löner och leverantörer via bokföring och kundreskontra etcetera. Den visar alltså både systemen som hanterar räkenskapsinformationen och systemen som ger underlag till denna.

Vanligtvis är systemdokumentationen ett levande dokument som man uppgraderar kontinuerligt. Det innebär att information också försvinner.

– Dokumentet ändras successivt och då blir det svårt att se vad som gällde exempelvis 2020. Därför måste man komma ihåg att frysa bilden vid varje räkenskapsår, säger Ola Eriksson.

Detta för att exempelvis revisorn ska kunna följa och förstå alla räkenskapshändelser, inklusive avvikelser och rättelser.

Systemdokumentationen ska också redogöra för vilka instruktioner som finns, det kan vara allt från kontoplanen till manualen till kassaregistret – en typisk grej som många missar.

Trots att systemdokumentationen är ett lagkrav sedan1998 är det många som fortfarande inte är i mål. Det finns många ”tappade sugar” där ute, säger Ola Eriksson.

– Hade man tagit en pusselbit per år hade man fixat det för länge sedan, elefanten ätes med fördel en tugga i taget.

Text: Rakel Lennartsson

Fem tips för att upprätta och underhålla systemdokumentation

1. Sätt ihop rätt projektgrupp. Se till att olika kompetenser finns representerade i arbetet (redovisningsansvarig och andra redovisningsekonomer, löneexperter, arkivansvariga bidrar på olika sätt med sin kunskap)
2. Utbilda och informera projektgruppen. Utbilda och informera så att deltagare förstår syftet med dokumentationen och hur den ska upprättas. RKR.s rekommendationer och den kommande skriften utgör stöd i detta.
3. Arbeta strukturerat och realistiskt. Upprätta en tydlig plan med realistisk tidplan och ansvarsfördelning. Att bedriva arbetet i projektform gör det mer hanterbart och mindre tidskrävande än man kan tro från början.
4. Visualisera informationsflöden. Börja med att kartlägga informationsflöden mellan system.
5. Säkerställ kvalitet och löpande uppdatering. Säkerställ att den uppdateras och arkiveras årligen som en del av räkenskapsinformationen, i enlighet med lagkrav.

Gillade du artikeln?

Det här är en artikel ur vår medlemstidning Kommunal Ekonomi, som är landets ledande tidning inom kommunal ekonomi. Du som är medlem får tidningen i brevlådan eller digitalt sex gånger per år. Det går även att prenumerera på tidningen. Läs mer på Tidningen Kommunal Ekonomi.